Muhasebede Görev Ayrılığının Neden Önemli Olduğunu Açıklayın

Bir muhasebe departmanındaki görevler ayrılığı, dahili dolandırıcılığa karşı birincil savunma görevi görür. Çalışanların birbirlerinin işlerini kontrol etmesini sağlamak hataları azaltabilir, ancak basit hatalar kârı aynı ölçüde azaltmaz. Küçük işletmeler, dolandırıcılıktan orantısız bir şekilde zarar görüyor, gelirlerinin ortalama yüzde 5'ini veya 160.000 $ 'ı dahili hırsızlıktan kaybediyor. Muhasebe grubu içinde görev ayrılığı, çalışanların şirketten çalma fırsatlarını en aza indirir.

Dolandırıcılık Üçgeni

Dolandırıcılık önleme uzmanları, zimmete para geçirme için koşullar yaratan bir "dolandırıcılık üçgeni" ni kabul ediyorlar. Bu üçgen, çalışan üzerindeki mali baskı, cezai eylemin rasyonelleştirilmesi ve suçu işleme fırsatından oluşur. Muhasebe departmanı içindeki görev ayrılığı, fırsat noktasında üçgeni kırar. Başkalarının işinin kritik bileşenlerini gözden geçirdiğini ve kontrol ettiğini bilmek, bir çalışanın fırsat algısını değiştirir. Çalışan dolandırıcılığının potansiyel maliyeti göz önüne alındığında, bunu önlemek için yapılacak bir yatırım iyi bir getiri sağlar.

Borçlu Hesaplar Dolandırıcılığı

Ödenecek hesaplar, gerektiği gibi izlenmezse, dolandırıcılık için birçok fırsat sunar. Bir çalışan, kontrol ettiği bir hesaba ödeme yaparak sahte faturalar oluşturabilir. Ya da kendine çek yazabilir ve bunları şirketin satıcılarından birine ödeme olarak kaydedebilir. Hiç kimsenin bir faturayı onaylayamayacağı, sistemde yeni bir satıcı oluşturamayacağı veya çek düzenleyemeyeceği şekilde görevlerin işleve göre ayrılması, bu olasılıkları azaltır. Satıcılara yapılan iadeleri birden fazla kişi izlemelidir, bu da başka bir dolandırıcılık faaliyetidir. Satıcı onayının ve sözleşmenin kabulünün sıkı bir şekilde gözden geçirilmesini zorunlu kılmak, ayrıcalıklı muamele veya fazla ödeme alan satıcılar tarafından ödenen komisyonları da önler.

Diğer Dolandırıcılık Yolları

Muhasebe departmanındaki diğer işlevler, dolandırıcılık faaliyetleri için benzer yollar sağlar. Olası maaş bordrosu sahtekarlıkları arasında şişirilmiş gider hesapları, çalışılan saatlerle ilgili yanlış iddialar ve hatta "hayalet" çalışanlar yer alır. Son durumda, hırsız var olmayan çalışanlar yaratır, onlar için zaman raporları sunar ve maaş çeklerini kendi hesabına yatırır. İşe alma ve ödeme işlevlerinin ayrımı bu üçgende bu bağı koparır. Müşteri hesapları ayrıca dolandırıcılık olasılıkları yaratır. Dürüst olmayan bir çalışan, müşterilerden gelen nakit ödemeleri cebine atabilir veya çekleri kendi hesabına aktarabilir. Hırsızlığı gizlemek için, hırsız, diğer müşterilerden sonraki ödemeleri gözden geçirme adı verilen bir programla yönlendirebilir.

Küçük İşletmelerde Görevlerin Ayrılması

Büyük şirketler, muhasebe görevlerini departmanlara ayırarak fonlar üzerinde gerekli kontrolleri sağlar. Uygun görev ayrımı yaratmak, küçük bir işletme sahibine bir zorluk çıkarır, ancak aşılmaz bir zorluk değildir. Küçük işletme sahibi, bankanın aylık hesap özetini evine teslim etmesini sağlayabilir. Bu, hiçbir çalışanın kanıtı başkası görmeden kaldırma fırsatına sahip olmadığını garanti eder. Mümkün olduğunda, mal sahibi tüm ödemeleri imzalamalıdır. Çeklerde iki imza zorunlu kılmak, hileli çek yazmayı engelleyebilir. İki çalışan veya mal sahibi ve muhasebeci, tüm banka mevduatları, maaş bordrosu kalemleri ve harcama ibrazlarını gözden geçirmelidir. Bu görev dağılımı, tüm sahtekarlıkları durdurmayabilir, ancak fırsatı azaltır.