Otel Ön Büro Organizasyon Yapısı

Bir otelin ön bürosu belki de organizasyonun en önemli alanıdır. Departmanını oluşturan çalışanlar, misafirlerin etkileşimde bulunduğu kuruluşun ilk ve bazen tek temsilcileridir. Otelin ön bürosunun organizasyon yapısı, tesisin küçük bir işletme veya büyük bir tatil köyü olmasına bağlı olarak değişse de, tüm organizasyonlarda belirli roller bulunmaktadır.

Ön büro yöneticisi

Ön büro yöneticisi veya ön büro sorumlusu, otel için tüm ön büro işlemlerini denizaşırı yapar. Personel yöneticisi olarak bu kişi, çalışanları her zaman uygun kapsama alanı olacak şekilde planlar. Ayrıca otel yönetimi tarafından yönetilen tüm politikaları veya prosedürleri uygular.

Ünlüler veya ileri gelenler gibi VIP'ler kuruluşta kaldıklarında, onlara ihtiyaç duydukları kişisel ilgiyi vermekten genellikle sorumludur. Çoğu durumda, ön büro müdürü otelin genel müdürüne rapor verir.

Rezervasyon Memuru

Bir otelin ön ofisindeki resepsiyon ve rezervasyon çalışanları konuklarla en çok etkileşim halindedir. Rezervasyon görevlileri, misafirlerle telefon ve internet aracılığıyla perspektifle iletişim kurar, kalışlarını planlıyor ve sahip olabilecekleri özel ihtiyaçları belgeliyor. Örneğin, bir misafir sigara içilmeyen bir katta bir oda talep ederse, rezervasyon görevlisi bunu özel olarak not edecektir, böylece misafir geldiğinde uygun bir oda hazır olacaktır.

Resepsiyon ve Ön Büro Görevlileri

Misafirler geldiğinde, ön büro görevlileri onları check-in yapar, tesis kayıt defterine isimlerini verir, onları bir odaya atar ve misafirlerin kaldıkları süre boyunca olabilecek temel soruları veya isteklerini yanıtlar. Örneğin, bir misafir, sızdıran bir banyo musluğunu bildirmek için resepsiyonu arayabilir. Görevli daha sonra uygun onarımların yapılabilmesi için bakım departmanıyla iletişime geçecektir.

Konukların kalış süresinin sonunda, bir resepsiyon görevlisi onları kontrol eder. Ek olarak, katip, misafir adamın idare etmek zorunda olduğu endişeleri de rapor eder.

Porter veya Bellhop Hizmeti

Bir otel görevlisi veya kapı görevlisi, konukları tesise giriş yaptıktan sonra karşılar. Bu kişi, misafirlerin bagajlarını odalarına gösterirken taşır. Odadaki her şeyin yolunda olduğundan ve düzgün çalıştığından emin olarak kapı görevlisi, aydınlatma ve havalandırma gibi oda ekipmanlarını kontrol eder. Ayrıca, ziyaretçilere televizyon uzaktan kumandası ve telefonlar gibi otel sistemlerinin çalıştırılması konusunda talimat verebilir.

Konukların İhtiyaçlarını Koordine Etmek İçin Konsiyerj

Bir otelin kapıcısı, konukların eğlencelerini, seyahatlerini ve diğer aktivitelerini koordine eden bir ön büro görevlisidir. Konukların yerel turistik yerlere yol tarifi gibi bir sorusu olduğunda, cevabı olabildiğince çabuk bulur. Ayrıca restoran rezervasyonları yapıyor, araba servisi siparişi veriyor ve hatta misafirler için kişisel alışveriş ayarlayabiliyor.