İşyeri İletişiminde Güç ve Zayıflık

Zayıf işyeri iletişimi, ilişkilere ve genel üretkenliğe zarar veriyor. Güçlü iletişim, alıcının anlayabileceği ve kullanabileceği bir şekilde doğru bilgi sağlar. Genellikle zayıf iletişim, mesajı ve ortamını dikkate almamanın sonucudur.

Uygun Kitleyi Seçin

Mesajınız için bir kitle seçmek zor olabilir. Bilgileriniz yalnızca altı kişiyle ilgiliyken şirketteki herkese bir e-posta patlaması göndermek, posta kutularının aşırı yüklenmesine katkıda bulunur. Aslında, iş gününüzün geri kalanını mesajınızı alan herkesin istenmeyen ve çoğu zaman yararsız fikirlerini bekleyerek geçirebilirsiniz.

Aynı zamanda, birinin bir parçası olması gerekiyorsa, istemeyerek de olsa konuşmanın dışında bırakmak istemezsiniz. Kimlerin bir toplantının, konferans görüşmesinin veya e-posta listesinin parçası olması gerektiğini düşünmek için zaman ayırın. Emin değilseniz, amirinizden geri bildirim isteyin veya söz konusu kişiye tartışmanın bir parçası olmak isteyip istemediğini sorun.

Doğru Ortamı Seçin

Modern ofis, e-posta, anlık mesajlaşma ve mesajlaşma, yüz yüze tartışmalar, telefon görüşmeleri ve video konferans dahil olmak üzere birçok iletişim ortamı sunar. Ne yazık ki, tüm bu seçenekler iletişimi kolaylaştırmak yerine engelleyebilir. Sonuç olarak, ofisinizdeki bireyler mesaja en uygun olanı değil, kişisel olarak en rahat hissettikleri ortamı seçebilirler.

Buna bir örnek, bir çalışana kötü haber vermektir. Siz veya yöneticilerinizden biri bir işçiyi işten atmanız, bir projenin başarısızlığını ona bildirmeniz veya istediği terfiyi alamadığını açıklamanız gerekiyorsa, onunla yüz yüze konuşun. Çalışanla yüz yüze görüşmek şefkat ve saygı gösterir, iletişimin ciddiyetini güçlendirir ve soru sormasına olanak tanır.

Esnek olmak ve kullandığınız kişinin artık çalışmadığı anlaşıldığında ortamları değiştirmek de önemlidir. E-posta yoluyla iletişim kurmaya başladıysanız, ancak yanlış anlaşıldığınızı veya çok sayıda karşılıklı alışveriş yaşadığınızı, ayrıntıları netleştirmeye ve soruları yanıtlamaya çalıştığınızda e-postaları durdurun. Bunun yerine, konuşmaya devam etmek için iletişim kurduğunuz kişiyi arayın veya masasının yanında durun.

E-postalarda Yeterli Ayrıntı Sağlayın

Aşırı uzun ve karmaşık e-postalardan kaçınma arzusu asildir. Aynı zamanda, bazı insanlar çok kısa ve önemli bilgileri iletemeyen e-postalar gönderme eğilimindedir. En azından bir e-posta, kritik bilgileri vurgulamalı ve alıcılara daha fazla araştırma yapmak için kullanabilecekleri belgeler veya bağlantılar sağlamalıdır:

Örnekler:

Çok kısa bir e-posta:

"Kozmetologlar için lisans ücretlerini düzenleyen düzenlemeler değişti. Yeni düzenlemenin tam metni için şu bağlantıya bakın: //www.statecosmotologyboard.org."

Kullanışlı bir e-posta:

"Gürcistan'da kozmetoloji lisans ücretlerinde bir değişiklik olduğunu öğrendik. Yeni ücretler 1 Ekim 2018'de yürürlüğe girecek:

Yeni lisans sahipleri için ücret artık yıllık 25 ABD dolarıdır.

Her üç yılda bir lisans yenileme ücreti 20 ABD dolarıdır.

Karşılıklı lisans ücreti (lisansını başka bir eyaletten devretmek isteyenler için) 25 ABD dolarıdır.

Tam metni bölümün web sitesinde okuyabilirsiniz: //www.statecosmotologyboard.org. Herhangi bir sorunuz olursa bana bildirin. "

Doğru Yazım, Noktalama İşaretleri ve Dilbilgisi Kullanın

Kötü yazım, noktalama işaretleri ve dilbilgisi yalnızca iletişimi anlamayı zorlaştırmakla kalmaz, aynı zamanda iletişimcinin güvenilirliğini de zayıflatır. Kuruluşunuzdaki herkes, çoğu sözcük işleme programında bulunan yazım ve dilbilgisi denetleyicilerini kullanmaya teşvik edilmelidir. Ek olarak, işçiler, çalışmalarını düzeltip düzeltebilmeleri için yazılı iletişim kurmaları için kendilerine bolca zaman tanımalıdır.

Gerçekleri ve Bilgileri Doğrulayın

Yanlış bilgi, işyerinin moralini bozabilir ve maliyetli hatalara neden olabilir. Tüm çalışanlar, sözlü veya yazılı olarak iletmeden önce bilgileri doğrulamak için zaman ayırmaya teşvik edilmelidir. Doğrulama mümkün değilse, olası yanlışlığı not etmek önemlidir.

Örnekler:

Yazar bir olgudan emin olmadığında:

" Bay Jones'un 1990'larda orduda görev yaptığına inanıyorum, ancak bunu çevrimiçi özgeçmişinden doğrulayamıyorum. Ona açıklama isteyen bir telefon aldım ve yanıt aldığımda herkesi bilgilendireceğim."

Bilgi, yerine getirilemeyecek bir söz içeriyorsa:

"Tedarikçimiz bize, bölgeye hafta ortasında şiddetli fırtınaların vurabileceği gerçeğine rağmen, siparişimizde beş günlük bir geri dönüş bekleyebileceğimiz söylendi. Tedarikçi, onlara şunları yapmalarına izin verecek yedekleme sistemlerine sahip olduklarını garanti etti gömlekleri üretin. Ancak, bir kasırgadan sonraki güç istikrarsız olabilir, bu yüzden ekibimize bir ürün teslimat gecikmesine hazırlanmalarını tavsiye etmenin en iyi yol olduğunu düşünüyorum. "

Üçüncü Taraf İncelemesi Arayın

Yazılı iletişimin bir dezavantajı, yanlış yorumlamaya daha açık olabilmesidir. Başkalarından önemli notları, e-postaları ve mektupları göndermeden önce okumalarını isteyerek yanlış anlamaları önlemek için üzerinize düşeni yapın. Gözden geçirenlerden iletişiminizin bir özetini isteyin: Yanlış anlaşıldığınız alanları belirlerseniz, dağıtımdan önce uygun değişiklikleri yapın.